有限会社浜岡鍍金工業所（以下、浜岡鍍金工業所様）は電気亜鉛めっきを強みとし、金属部品の表面処理加工を行っています。近年は鍍金業界の横のつながりを築くべく、取引先同士の引き合わせや、お客様と鍍金加工企業のマッチング、表面処理に関する総合的なコンサルティングなどの取り組みにより鍍金商社のような機能を果たし、業界全体の発展に貢献されています。
同社では、見積作成、受注管理、売上管理、請求業務の効率化のためUM SaaS Cloudのモジュールである「UM販売購買」を導入しました。

今回、生産業務部 生産業務課 課長　西本 充志 様にインタビューさせていただきました。

旧システムの切替期限が迫っていた

システム導入を検討し始めたきっかけは何ですか？

長年使用していた旧システムの切替期限が迫っていたことがきっかけです。数年前にもシステムを入れようとしたことがありました。当時は製造・販売を一度に切り替える大規模な計画を立てていましたが、膨大な品目点数によるマスタ登録の遅延が発生し、結果的に導入を断念せざるを得ませんでした。旧システムの切替期限が目前に迫ったことで、再度システム導入の検討を開始しました。

商品点数が多く、業務は属人化...

導入前はどのような課題をお持ちでしたか？

一番は、情報を探すのに膨大な手間がかかる、という点でした。当社は商品点数が多い上に、類似した商品名や同一種類でも単価が異なる商品が存在するため、必要な情報を大量のファイルから探し出す作業が日常的に発生していました。具体的には、1種類の帳票だけでも1日あたり500枚ほどを出力する必要があり、この作業に多大な時間と労力を要していました。

ベテラン社員であれば、「この製品はこのカテゴリだから、ファイルのこのあたりにある」というようにある程度判断ができますが、新入社員には商品名も難しく複雑なため難易度が高く、都度ベテラン社員に頼らざるを得ず、業務が属人化し生産性の低下を招いていました。

現場の負荷を考慮し、段階的に導入できる点が決め手

UM SaaS Cloudを選んだ決め手を教えてください

段階的に導入ができる点が決め手です。
以前、別のシステムを導入しようとした際に、販売と製造を一度に切り替えようとして頓挫してしまった経験があったため、今回は段階的に切り替えていきたいと考えていました。

販売管理システムから先に導入して、そのあとに生産管理システムを入れるといったように徐々に現場に慣れてもらうことができると思い選びました。

紙のコスト削減と、属人化の解消

導入後、どのような変化がありましたか？

従来は複写式の用紙を使用していましたが、今は普通のコピー用紙を使用できるようになったので、紙にかけていたコストが年間約45万円ほど削減することができました。

さらには、過去の見積履歴や単価情報を瞬時に見つけられるようになったことで、業務の属人化が解消されました。特筆すべきは、10代・20代の若手社員が驚くべき速さでシステム操作を習得したことです。

また、印象的だったのは、ベテラン社員の適応力です。スマートフォンの使用経験がなく、PCの操作も不得意だったベテランの事務長が、わずか3ヶ月でシステムを使いこなせるようになりました。これにより、世代を超えた業務効率の平準化が実現しました。

販売管理の次は、生産管理へ

UM SaaS Cloudの活用について、今後の展望をお聞かせください

UM販売購買（UM SaaS Cloudのモジュール）で受注から出荷までの管理を実現できましたので、製造側にも生産管理システムであるUM工程進捗を導入していきたいと思っています。販売側と連携することで、二重入力を解消しさらに事務処理速度を上げて全社的な業務の効率化を促進していきたいと思います。

西本様、浜岡鍍金工業所の皆様、ありがとうございました！